Riguardo al trattamento delle informazioni societarie sono in vigore una serie di procedure e disposizioni, recepite anche come componenti del modello di organizzazione gestione e controllo adottato.
In particolare il Consiglio di amministrazione ha approvato una Procedura in materia di monitoraggio, circolazione interna e comunicazione al pubblico delle informazioni privilegiate finalizzata a:

  • regolamentare, secondo criteri di riservatezza, le modalità di monitoraggio, gestione e circolazione interna dei documenti e delle informazioni societarie – con particolare riferimento alle informazioni privilegiate di cui all’art. 181 del Testo Unico della Finanza (sostituisce D. Lgs. 58/1998) – concernenti Mondadori e società controllate;
  • regolamentare le modalità di comunicazione al pubblico e agli organi di vigilanza delle informazioni privilegiate, secondo criteri di trasparenza, tempestività e non selettività, in conformità alle applicabili disposizioni di legge e regolamentari.

Registro delle persone che hanno accesso a informazioni privilegiate

Il registro delle persone che hanno accesso a informazioni privilegiate è stato istituito dal Consiglio di amministrazione, con decorrenza 1 aprile 2006, ai sensi delle disposizioni dell’art. 115 bis del TUF (sostituisce D. Lgs. 58/1998).
Le Disposizioni operative per la gestione del registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate, da ritenersi collegate alla procedura relativa alla gestione delle informazioni privilegiate, evidenziano i criteri adottati da Mondadori nella tenuta del registro e regolano:

  • le modalità di individuazione, iscrizione ed eventuale successiva cancellazione delle persone che, in ragione dell’attività lavorativa o professionale ovvero delle funzioni svolte per conto della società o di società controllate hanno accesso su base permanente od occasionale a informazioni privilegiate;
  • i flussi informativi nei confronti della funzione aziendale preposta alla tenuta del registro;
  • le modalità di informativa ai soggetti iscritti in merito alle rispettive iscrizioni e relative variazioni e cancellazioni;
  • le modalità di gestione e ricerca dei dati contenuti nel registro.

Nell’ambito delle procedure inerenti al trattamento delle informazioni societarie rientra la Procedura comunicazioni Internal Dealing, adottata dal Consiglio di amministrazione, con effetti dal 1 aprile 2006.
La procedura è finalizzata a:

  • identificare i soggetti obbligati a effettuare le comunicazioni, aventi per oggetto azioni Mondadori o strumenti finanziari collegati alle stesse, previste dall’art. 114, comma 7 del TUF (sostituisce D. Lgs. 58/1998);
  • notificare agli interessati l’avvenuta identificazione, gli obblighi connessi e le modalità di effettuazione delle comunicazioni di legge;
  • identificare il soggetto preposto al ricevimento, alla gestione e diffusione al mercato delle comunicazioni di cui sopra.